Stell dir vor: Du hast gerade ein Coaching für eine Kundin in New York abgeschlossen. Oder eine SEO-Strategie für ein Startup in Sydney geliefert. Alles läuft – bis du an einem Punkt hängst, den viele Selbstständige unterschätzen: die Rechnung.
Denn was auf Deutsch und mit Euro-Beträgen so schön klar aussieht, wird plötzlich… komplizierter. Andere Währung, andere Steuerregeln, schwankender Wechselkurs. Und was, wenn dein:e Kund:in in Dollar, Pfund oder Franken zahlen will – oder sogar muss?
Genau deshalb sprechen wir heute über how to invoice clients who pay in foreign currency, ohne dass dir die Buchhaltung um die Ohren fliegt – oder du Geld verlierst.
Warum überhaupt in Fremdwährung abrechnen?
Die kurze Antwort: Weil’s praktisch ist. Und professionell. Wer international arbeitet, begegnet früher oder später Unternehmen, die lieber in ihrer Währung zahlen wollen. Und wenn du flexibel bist, punktest du doppelt:
- Du machst es deinen Kund:innen leichter
- Du wirkst globaler und vertrauenswürdiger
- Du schützt dich vor unnötigen Zahlungshürden
Aber – und das ist wichtig – nur, wenn du weißt, wie du es richtig machst.
Die Grundlagen: Was muss eine Rechnung mit Fremdwährung enthalten?
Zunächst gilt: Auch bei internationalen Rechnungen musst du dich an die Grundsätze des Rechnungswesens halten. Das bedeutet:
- Deine vollständigen Kontaktdaten
- Name und Anschrift der Kund:in
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung
- Leistungsdatum
- Rechnungsbetrag – in klar deklarierter Währung
- Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Zahlungsziel
Klingt bekannt? Ist es auch. Aber mit ein paar feinen Unterschieden…
Der Währungscode ist Pflicht
Ein häufiger Fehler: Leute schreiben einfach „Dollar“ auf die Rechnung. Doch was meinst du – US-Dollar, Kanadische Dollar, Australische Dollar?
Die Lösung: Nutze den ISO-4217-Währungscode. Also z. B.:
- USD = US-Dollar
- GBP = Britisches Pfund
- CHF = Schweizer Franken
- AUD = Australischer Dollar
Schreib also nicht: „Rechnungsbetrag: 1.000 Dollar“,
sondern: „Rechnungsbetrag: 1.000 USD“
So ist alles eindeutig. Auch für Finanzamt, Steuerberater:in und deine Kund:innen.
Wechselkurs – und wie du ihn richtig verwendest
Ein bisschen tricky wird’s beim Thema Umrechnung. Denn: Rechnest du z. B. 1.000 USD ab, musst du den Betrag für deine Buchhaltung trotzdem in Euro angeben. Das Finanzamt will wissen, was du in Euro verdient hast.
Die Möglichkeiten:
🟡 Variante 1: Du nutzt den tatsächlichen Kurs am Zahlungstag
Das ist besonders fair – aber manchmal schwer kalkulierbar. Denn du weißt vorher nicht, wie sich der Kurs entwickelt.
⚪ Variante 2: Du nutzt den tagesaktuellen Kurs zum Rechnungsdatum
Ziemlich gängig, weil transparent. Du kannst den Kurs z. B. von der EZB (Europäischen Zentralbank) nehmen. Wichtig: Vermerke auf der Rechnung, welcher Kurs verwendet wurde.
Beispiel:
„Der EUR/USD-Wechselkurs vom 10.03.2024 (laut EZB): 1 EUR = 1,0885 USD“
So kannst du den Betrag in Euro angeben und bleibst korrekt.
Umsatzsteuer? Kommt drauf an!
Jetzt wird’s etwas bürokratisch, aber bleib dran – es lohnt sich.
Fall 1: Du bist in Deutschland, dein:e Kund:in außerhalb der EU
Gute Nachricht: Meist fällt keine Umsatzsteuer an. Du musst aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung laut § 3a UStG geben. Beispiel:
„Steuerfreie sonstige Leistung gemäß § 3a Abs. 2 UStG (Leistungsempfänger im Drittland).“
Fall 2: Dein:e Kund:in sitzt innerhalb der EU
Dann brauchst du:
- die USt-IdNr. deines Kunden
- den Hinweis auf Reverse-Charge-Verfahren
Beispieltext:
„Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer gemäß § 13b UStG (Reverse Charge).“
Klingt sperrig, ist aber wichtig. Damit ist die Steuerpflicht klar geregelt – und du musst keine Umsatzsteuer ausweisen.
Zahlungsarten: So geht das Geld sicher und kostengünstig über Grenzen
Wer schon mal eine Banküberweisung aus den USA bekommen hat, kennt das Problem:
Gebühr hier, Gebühr da – und am Ende fehlen 25 Euro.
Deshalb: Nutze moderne Tools.
✨ Wise (ehemals TransferWise)
- Günstige Wechselkurse
- Klare Gebühren
- Gute Transparenz für beide Seiten
🌍 PayPal
- Schnell, aber: hohe Gebühren, vor allem bei Wechselkursen
- Eher für kleinere Beträge oder Einmalzahlungen geeignet
🏦 SEPA für EU-Zahlungen
- Innerhalb der EU: am besten in EUR abrechnen
- Keine Gebühren, wenn beide Seiten SEPA-fähig sind
Tipp: Schreib in die Rechnung, wie du bezahlt werden willst – und welche Kosten wer trägt.
Beispiel:
„Bitte beachten: Alle Bankgebühren zu Lasten des Auftraggebers. Alternativ gern via Wise überweisen.“
Rechnungstools, die helfen
Gerade bei Fremdwährungen lohnt sich ein gutes Tool. Beispiele:
- Debitoor: Währung frei wählbar, gute Vorlagen
- Billomat: Für Agenturen & Dienstleister, mit Fremdwährungsfunktion
- FastBill: Übersichtliches Design, auch international gut einsetzbar
Oder – für alle, die’s ganz schlank mögen – eine sauber strukturierte Word-Vorlage mit manueller Umrechnung. Geht auch. Muss aber genau sein.
Bonus-Tipp: Deine AGB oder Angebote klar gestalten
Wenn du öfter international arbeitest, pack das Thema direkt in deine AGB oder Angebote:
- Währung, Zahlungsziel
- Hinweis auf Steuerregelungen
- Gebührenhinweis bei Auslandsüberweisungen
- Wechselkursregelung („Rechnungsstellung erfolgt in USD, Umrechnung gem. EZB-Kurs am…“)
Das spart Nachfragen. Und Streit.
Fazit: Fremdwährung? Kein Fremdwort mehr.
How to invoice clients who pay in foreign currency klingt erst mal nach einem Kapitel aus dem Buch „Steuerchaos international“. Aber mit ein bisschen Struktur, klaren Vorlagen und der richtigen Haltung wird’s richtig rund.
Denn: International zu arbeiten ist ein Geschenk. Du triffst Menschen weltweit, bringst deine Expertise raus in die Welt – und bekommst dafür den verdienten Gegenwert. In Dollar, Pfund oder Franken.
Solange du weißt, wie man sauber abrechnet – bleibt dir mehr als nur gutes Karma: nämlich Klarheit, Vertrauen und am Ende auch: der volle Betrag auf deinem Konto.
