Da ist sie – diese erste E-Mail. Ein potenzieller Kunde interessiert sich für deine Eventdienstleistung. Vielleicht eine Hochzeit, ein Launch-Event, ein Teambuilding-Wochenende. Du freust dich, klar. Aber in deinem Kopf rattert’s auch schon: Was brauchst du alles, um wirklich loszulegen? Was musst du fragen, klären, abstecken – bevor es richtig losgeht?
Und genau da beginnt der Unterschied zwischen Chaos und Klarheit, zwischen Stress und Struktur. Eine durchdachte client onboarding checklist for event planning ist kein trockenes Dokument – sondern dein bester Freund, dein Sicherheitsnetz, dein roter Faden.
In diesem Artikel schauen wir gemeinsam darauf, wie du deine Kund:innen nicht nur effizient, sondern auch herzlich an Bord holst – und dir damit Zeit, Nerven und vielleicht sogar die ein oder andere peinliche Panne sparst.
Warum ein gutes Onboarding mehr ist als nur „Formulare ausfüllen“
Viele unterschätzen die Kraft eines professionellen Onboardings. Dabei ist der erste Eindruck prägend. Wer sich in den ersten Tagen gut abgeholt fühlt, bleibt entspannter, kooperativer – und empfänglicher für deine Expertise.
Außerdem: Gute Planung beginnt mit guter Kommunikation. Und die wiederum braucht Struktur.
Wenn du einen klaren Prozess hast, passiert Folgendes:
- Du wirkst professionell und vorbereitet
- Du bekommst schneller die Infos, die du brauchst
- Deine Kund:innen wissen, was sie erwartet – und was sie liefern müssen
- Die Zusammenarbeit wird partnerschaftlicher
Onboarding ist kein lästiger Zwischenschritt. Es ist das Fundament deines Projekts.
Teil 1: Vorbereitung – Bevor du überhaupt „Hallo“ sagst
✅ Vorlagen & Tools vorbereiten
Bevor du deine Checkliste verschickst oder dein Erstgespräch führst, sollten deine Systeme stehen:
- Begrüßungs-E-Mail (automatisiert oder manuell)
- Onboarding-Formular oder Fragebogen (Google Form, Typeform, PDF)
- Projektstruktur in deinem Tool (z. B. Trello, Notion, Asana)
- Vertragsvorlage + AGB (inkl. Datenschutz, Rücktritt, Zahlungsbedingungen)
- Optional: Willkommens-Video oder PDF mit Ablaufübersicht
Klingt viel? Ist aber schnell aufgesetzt – und spart dir später Stunden.
Teil 2: Das Erstgespräch – Wo Vertrauen und Verständnis entstehen
Hier geht’s nicht um Details wie Stuhlfarben oder Menüwünsche. Sondern um das große Ganze. Ziel: Beziehung aufbauen, Erwartungen klären, Rahmen setzen.
Fragen, die du stellen solltest:
- Was ist das Ziel des Events – emotional, geschäftlich, symbolisch?
- Wer ist die Zielgruppe? Wer soll kommen – und warum?
- Welche bisherigen Erfahrungen haben sie mit Events? Was lief gut, was nicht?
- Wie klar ist das Budget – und wie flexibel ist es?
- Wer entscheidet am Ende – und wer redet mit?
Wichtig: Frag nicht wie ein Roboter. Frag wie ein Mensch. Und hör wirklich zu.
Teil 3: Deine eigentliche Onboarding-Checkliste
Jetzt kommt die berühmte client onboarding checklist for event planning – praktisch, menschlich und realistisch.
📍 1. Kontaktdaten & Kommunikationsweg
- Hauptansprechpartner:in
- Telefonnummer + bevorzugte Erreichbarkeit
- Mailadresse(n)
- Wer ist im CC? Wer soll nicht alles wissen?
📍 2. Eventdetails (soweit bekannt)
- Datum / Zeitraum
- Ort / Location (falls noch nicht gebucht: Wunschregion?)
- Art des Events
- Ungefähre Gästezahl
- Wunsch- oder No-Go-Dienstleister (z. B. Caterer, DJ, Florist:in)
📍 3. Budgetrahmen & Zahlungsmodalitäten
- Gesamtbudget (brutto/netto)
- Was ist darin bereits enthalten? Was ist verhandelbar?
- Wie und wann soll bezahlt werden? (Abschlagszahlungen, Meilensteine)
📍 4. Vision & Stimmung
- Drei Begriffe, die das Event beschreiben sollen (z. B. „entspannt, naturnah, herzlich“)
- Moodboard oder Pinterest-Link
- Farbwelt, Musikrichtung, Atmosphäre
📍 5. Technisches & Logistisches
- Gibt es bereits Dienstleister, mit denen gearbeitet wird?
- Gibt es Zugangsbedingungen (Location, Versicherung, Technikvorgaben)?
- Gibt es spezielle Bedürfnisse (Barrierefreiheit, religiöse Anforderungen, Sprachen)?
📍 6. Zeitliche Meilensteine
- Wann sollen erste Vorschläge kommen?
- Wann wird entschieden?
- Wann müssen finale Angaben vorliegen?
- Gibt es Deadlines für Druck/Kommunikation/Behörden?
Teil 4: Nach dem Onboarding – So geht’s weiter
Jetzt beginnt deine eigentliche Magie. Aber bevor du dich in Moodboards und Excel-Tabellen verlierst:
- Bestätige alles nochmal schriftlich. Am besten mit einer kleinen Zusammenfassung per Mail.
- Lege das Projekt im System an. Ordnerstruktur, To-do-Listen, Termine – mach’s gleich.
- Starte mit dem „Kick-off-Light“. Eine kleine Nachricht mit: „Ich freue mich, mit dir loszulegen. Hier sind unsere nächsten Schritte…“ schafft Nähe.
Optional, aber sehr schön: Ein kleines Willkommensgeschenk. Vielleicht ein Stoff-Muster, eine Duftkerze, ein Save-the-Date-Kärtchen – ganz nach deinem Stil. Es zeigt: Du machst’s mit Herz.
Fehler, die du vermeiden solltest
❌ Nur schriftlich onboarden
Menschen brauchen Stimme, Gesicht, Austausch. Auch wenn du digital arbeitest: Mach ein (Video-)Call.
❌ Alles auf einmal verlangen
Dein Fragebogen darf kompakt sein. Tiefenschärfe kommt mit der Zeit.
❌ Unklare Erwartungen lassen
Was kostet extra? Was ist inklusive? Wo endet dein Job? Klär das vorher, nicht hinterher.
Tools, die dir das Onboarding erleichtern
- Dubsado oder HoneyBook: Für automatisierte Workflows & Verträge
- Trello/Asana/ClickUp: Für Projektmanagement
- Notion: Für kreative Abläufe, Moodboards, Kundenübersichten
- Loom: Für kurze Erklärvideos
- Calendly: Für einfache Terminbuchungen
Nutze, was zu dir passt – nicht, was alle haben.
Fazit: Onboarding ist nicht Bürokratie. Es ist Beziehungspflege.
Ein starkes Event beginnt nicht mit dem ersten gebuchten DJ. Sondern mit dem Gefühl, dass du den Überblick hast. Dass deine Kund:innen sich aufgehoben fühlen. Und dass ihr gemeinsam an etwas arbeitet, das nicht nur funktioniert – sondern berührt.Wenn du deine client onboarding checklist for event planning mit Herz, Struktur und etwas Pragmatismus gestaltest, wird daraus nicht nur ein nützliches Tool. Sondern der Anfang von etwas richtig Gutem.
